Analisis Sistem

Definisi

Analisis sistem adalah kunci yang digunakan perencana dalam proses pemecahan masalah, ini direncanakan untuk menentukan apa yang dapat dijalankan untuk perencanaan sistem dan direncanakan dengan analisis kebutuhan dan mengidentifikasi alternatif yang mungkin dilaksanakan. Analisis sistem merupakan pemisahan suatu hal dalam bagian-bagian tertentu, bagian-bagian tersebut kemudian dipelajari serta dievaluasi untuk memenuhi kebutuhan manajemen secara umum. Analisis sistem tersebut dapat dilakukan dengan ketentuan; pertama, apa yang diperlukan untuk menemukan kebutuhan sesungguhnya. Kedua, alternatif  apa yang bermanfaat untuk mencapai keperluan. Dan ketiga, apa keuntungan dan kerugian dari alternatif penyelesaian.

Analisis sistem adalah suatu metode atau teknik yang digunakan dalam pemecahan masalah atau pengambilan keputusan. Analisis sistem ini meliputi

·         Kesadaran akan adanya suatu masalah,

·         Identifikasi berbagai alternative,

·         Analisis dan sintesis dari berbagai faktor,

·         Penentuan suatu cara pemecahan masalah yang optimal atau sekurang-kurangnya lebih baik dan

·         Program kegiatan.

Dan menurut para tokoh analisis sistem dapat didefinisikan sebagai berikut:

1. Menurut Mc Leod

Analisis sistem adalah penelitian terhadap suatu sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau diperbaharui.

2. Menurut Pressman

Analisa sistem adalah kegiatan menemukan atau mengidentifikasikan masalah, mengevaluasi, membuat model serta membuat spesifikasi sistem.

3. Menurut Mardi

Analisis sistem adalah proses kerja untuk menguji sistem informasi yang sudah ada dengan lingkungannya sehingga diperoleh petunjuk berbagai kemungkinan perbaikan yang dapat dilakukan dalam meningkatkan kemampuan sistem.

Menurut Winardi, pada langkah awal seorang analis harus memahami dan mengerti mengapa ia menggunakan analisis sistem dan tentunya dilandasi oleh beberapa alasan, diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Penggunaan analisis sistem sebagai alat untuk memecahkan masalah  organisasi yang berhubungan dengan penetapan waktu, peramalan, kontrol persediaan yang perlu diperbaiki.

2. Penggunaan analisis sistem karena adanya penerapan peraturan baru dalam organisasi, seperti; undang-undang baru, praktek akunting baru, jasa organisatoris baru, ataupun praktek manajemen yang baru.

3. Penggunaan analisis sistem karena adanya keinginan untuk mengimplementasikan sebuah ide baru, teknologi baru maupun teknik baru dalam organisasi, seperti; OCR (optical character recognition) untuk mencatat pesanan-pesanan para langganan yang menyebabkan terjadinya sistem baru dalam organisasi.

4. Analisis sistem dapat digunakan karena adanya suatu keinginan untuk menemukan cara yang lebih baik dalam melakukan suatu pekerjaan. Di luar negeri banyak diantara sistem prosesing data dan sitem informasi yang sedang digunakan dalam organisasi dirancang dan diimplementasikan dari tahun sebelumnya. Sasaran umum perbaikan sistem dapat dinyatakan dalam bentuk pengurangan biaya, servis yang lebih baik kepada para langganan, dan laporan yang dilaksanakan dapat berjalan lebih cepat.

Tahap analisis sebuah sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem. Tahap ini merupakan tahap yang kritis karena kesalahan dalam tahap ini maka akan menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya. Misalnya anda dihadapkan pada suatu masalah untuk menentukan seberapa jauh sistem tersebut telah mencapai sasarannya. Jika sistem mempunyai beberapa kelemahan, anda harus dapat menemukannya. Tugas ini yang disebut sebagai analisis sistem. Dan tugas utama dari proses analisis sistem meliputi :

•          Menentukan ruang lingkup sistem

•          Mengumpulkan fakta

•          Menganalisis fakta

•          Mengkomunikasikan temuan-temuan tersebut melalui laporan analisis sistem

Ruang Lingkup Analisis Sistem

Dalam melaksanakan suatu analisis sistem, yang harus dilakukan adalah menetapkan skope (ruang lingkup) daripada analisis sistem. Sementara ruang lingkup dari analisis sistem dapat berbeda dipandang dari sudut jangka waktu, kompleksitas dan biaya untuk melaksanakannya. Oleh karena itu, ruang lingkup dari analisis sistem harus ditetapkan secara jelas pada waktu-waktu tertentu untuk menghadapi faktor-faktor pembatasan biaya dan waktu. Sebuah kreterium penting, yang sangat mempengaruhi ruang lingkup analisis sistem adalah filsafat sistem yang digunakan dan dianut oleh organisasi yang bersangkutan.

Kemudian ada lima hal yang dapat dihasilkan dari proses analisis sistem, yaitu:

1. Sistem pekerjaan dihentikan

Masalah utama dalam sistem perkerjaan tersebut tidak dapat diselesaikan atau menemui jalan buntu, sehingga sistem pekerjaan tersebut harus dilepas atau tidak dapat dilanjutkan kembali.

2. Sistem pekerjaan ditunda

Dalam hal ini biasanya terjadi akibat kekurangan dana atau sikap konservatif manajemen, sehingga sistem tersebut harus dihentikan terlebih dahulu untuk sementara waktu.

3. Sistem pekerjaan diganti atau dimodifikasi

Hal tersebut disebabkan adanya masalah pada aspek-aspek atau subsistem tertentu sehingga harus segera diubah atau dikombinasi dengan subsistem lain. Selain itu dapat juga diperluas ruang lingkup dari sebuah sistem tersebut.

4. Sistem pekerjaan dilanjutkan dengan syarat

Berdasarkan hasil analisis ini sistem dapat dilanjutkan dengan harus mencapai target-target yang belum tercapai sebelumnya atau ketentuan-ketentuan dari berbagai pihak.

5. Sistem pekerjaan dilanjutkan tanpa syarat

Dalam hal ini berarti sistem tetap dapat berjalan seperti yang telah direncanakan sebelumnya.

Analisis sistem sebagai alat untuk menentukan kebutuhan dan menjelaskan dari mana kita, kemana kita harus mencapai analisa misi, analisa fungsi, analisa tugas, dan analisa metode. Keempatnya membantu kita untuk memastikan apa yang akan dilakukan untuk menemukan kebutuhan.

1.      Analisis Misi

Analisis misi menghasilkan tujuan dan kebutuhan yang dapat diukur pencapaian hasil sistem.Ini memerlukan spesifikasi hasil yang berhubungan langsung dengan identifikasi kebutuhan.Misi yang objektif dalam pembuatan keputusan berhubungan dengan spesifikasi yang disediakan dalam sistem perencanaan.

2.      Analisis Fungsi

Analisis fungsi adalah proses pemecahan sesuatu kedalam beberapa bagian komponen untuk diidentifikasi dan mengetahui kontribusi masing-masing komponen dalam mencapai suatu tujuan (Kaufman, 1998). Dalam menyelenggarakan analisis fungsi perencanaannya tidak terlepas dari analisis kebutuhan dan analisis misi. Seorang perencana harus memulai dan melakukan identifikasi tentang apa produk yang diinginkan dalam profil misi, apa yang harus diselesaikan dalam profil tersebut untuk mencapai keberhasilan tujuan yang diinginkan.

3.      Analisis Tugas

Analisis tugas adalah proses menganalisa bagaimana manusia melaksanakan tugas, apa saja yang dilakukan, perlatan yang digunakan, dan hal-hal apa saja yang perlu diketahui. Analisis tugas memungkinkan membuat suatu struktur data mengenai tugas dan hasilnya akan baik jika didukung oleh sumber daya yang baik pula. Proses analisis tidak semata-mata mengumpulkan, menganalisis, mengorganisasikan data dan mempresentasikan namun kadangkala lita harus kembali melihat sumber informasi tersebut dengan pertanyaan dan cara pandang yang baru. Beberapa sumber informasi yang dapat dijadikan bahan analisis tugas adalah dokumentasi, observasi, wawancara, analisis awal.

Contoh penerapan analisis tugas dalam sistem perencanaan pendidikan dimulai dari kegiatan mengidentifikasi dan menentukan kebutuhan pendidikan, menentukan masalah, menentukan langkah pemecahan masalah, menentukan strategi serta memilih alternatif untuk memecahkan masalah.

4.      Analisis Metode

Analisis metode diperlukan setelah analisis misi, analisis fungsi dan analisis tugas yang lengkap atau ini dapat dilaksanakan secara paralel dengan masing-masingnya, sebagai analisis kemajuan dari kebutuhan tambahan. Dengan menggunakan analisis metode setiap fungsi akan terjabar dan terurai.