1.
Pengertian Organisasi
Kata “Organisasi” mempunyai dua
pengertian umum, pengertian pertama menandakan suatu lembaga atau kelompok
fungsional seperti: organisasi perusahaan, instansi pemerintah, rumah sakit,
dan sebagainya, dan pengertian yang kedua berkenaan sebagai “proses
pengorganisasian” yaitu sebagai suatu cara dalam mana kegiatan organisasi
dialokasikan dan ditugaskan di antara para anggotanya agar tujuan organisasi
dapat tercapai efisien. Terdapat 2 aspek utama dalam penyusunan struktur
organisasi: a. Departementalisasi dan b. Pembagian kerja.
Departmentalisasi
adalah pengelompokan-pengelompokan kegiatan-kegiatan kerja suatu organisasi
agar kegiatan-kegiatan yang sejenis dan saling berhubungan dapat dikerjakan
bersama, hal ini akan tercermin pada struktural formal suatu organisasi yang
ditunjuk oleh suatu bagan organisasi.
Pembagian kerja adalah uraian atau
perincian tugas pekerjaan agar setiap individu dalam organisasi bertanggung
jawab untuk melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas. Demham demikian
prinsip dalam kedua aspek tersebut do atas merupakan dasar proses
pengorganisasian suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
secara efisien dan efektif.
2.
Struktur Organisasi
Struktur organisasi (desain organisasi)dapat
didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi
dikelola. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola
tetap hubungan-hubungan, baik di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau
posisi-posisi, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukannya, tugas wewenang
dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Struktur ini
mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja, standarisasi, koordinasi,
sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran (ukuran)
satuan kerja.
Adapun faktor-faktor utama yang
menentukan perancangan struktur organisasi adalah sebagai berikut:
1) Strategi Organisasi untuk mencapai tujuannya. Chandler
telah menjelaksan hubungan strategi dan struktur organisasi dalam studinya pada
perusahaan-perusahaan industri di Amerika. Dia pada dasarnya menyimpukan bahwa
“struktur mengikuti strategi”. Stretegi akan menjelaskan bagaimana aliran
wewenang dan saluran komunikasi dapat disusun di antara para manejer dan
bawahan. Aliran kerja sangat dipengaruhi srategi, sehingga bila strategi
berubah maka struktur organisasi juga berubah.
2) Teknologi yang digunakan. Perbedaan teknologi yang
digunakan untuk memproduksi barang-barang atau jasa akan membeedakan bentuk
struktur organisasi. Sebagai contoh, perusahaan mobil yanmg mempergunakan
teknologi industri massal akan memerlukan tingkat standarisasi dan spesialisasi
yang lebih tinggi dibanding perusahaan industri pakaian jadi yang mengutamakan
perubahan mode.
3) Anggota (karyawan) dan orang-orang yang terlibat dalam
organisasi. Kemampuan dan cara berpikir para anggota, serta kebutuhan mereka
untuk bekerja sama harus diperhatikan dalam merancang struktur organisasi.
Kebutuhan manajer dalam pembuatan keputusan juga akan memengaruhi saluran komunikasi,
wewenang dan hubungan di antara satuan-satuan kerja pada rancangan struktur
organisasi. Di samping itu, orang-orang di luar organisasi, seperti pelanggang,
supplier, dan sebagainya, perlu dipertimbangkan dalam penyusunan strukutur.
Ukuran organisasi. Besarnya
organisasi, baik secara keseluruhan maupun satuan-satuan kerjanya akan sangat
memengaruhi struktur organisasi. Semakin besar ukuran organisasi, struktur
organisasi akan semakin kompleks, dan harus dipilih bentuk struktur yang tepat.
3.
Analisis Sistem Untuk Penilaian Kebutuhan
Sistem
analisis penilaian kebutuhan merupakan metode perencanaan yang menggunakan
pendekatan sistem. Peranan pendekatan sistem dalam kegiatan perencanaan adalah
melihat secara sistematis dan rasional tentang kebutuhan-kebutuhan
yang harus dipenuhi, baik kebutuhan individu, kelompok maupun organisasi.
Kebutuhan tersebut perlu dipenuhi, kalau tidak terpenuhi akan terjadi masalah
yang akan mengancam keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuan. Suatu
kebutuhan memerlukan harapan-harapan untuk dipenuhi. Oleh sebab itu sistem
analisis terhadap organisasi perlu dilakukan dengan tepat, sesuai masing
kebutuhan.
Dalam
perencanaan strategik untuk menentukan visi, misi dan tujuan, organisasi akan
mulai menganalisa kebutuhan dari komponen-komponen sistem yang ada dalam
organisasi, dengan mengidentifikasi komponen-komponen internal dan eksternal
untuk melihat keunggulan, kekurangan, peluang dan ancaman yang ditimbulkan dari
komponen-komponen sistem tersebut. Sangat penting untuk menggunakan pendekatan
sistem dalam melihat, mengidentifikasi, menyeleksi, memilih, dan menetapkan
kebutuhan mana yang perlu diprioritaskan dalam organisasi. Usaha organisasi melihat kebutuhan dengan
sistematis merupakan suatu cara yang digunakan oleh organisasi untuk memenuhi
harapan anggota internal dan eksternal organisasi.
4.
Model Elemen Organisasi
Kaufman
menyumbangkan teori dan praktek dalam penilaian kebutuhan dalam pendidikan dan
latiha. Dalam penelitian yang dilakukan memfokuskan pada kebutuhan organisasi
terutama penilian kebutuhan dalam bidang kurikulum. Pendekatan sistem Kaufman
meletakkan penilaian kebutuhan pada tahap perencanaan di dalam kontekks
organisasi untuk memcahkan maslah dan pembaharuan.
Input dan proses berhubungan dengan
usaha organisasi internal; produk dan ouput berhubungan dengan hasil organisasi
internal. Input dan proses adalah sarana yang digunakan organisasi untuk
mencapai hasil dalam bentuk produk dan output yang harus mambawakan hasil..
Jadi penilaian kebutuhan yang sesungguhnya selalu berawal dari acuan eksternal
untuk menentukan apa yang seharusnya dilakukan organisasi untuk memenuhi
harapan masyarakat.
Perbedaan antara tujuan akhir dan
sarana, hasil prganisasi dan usaha organisasi sangat penting dalam model
Kaufman. Jika kebutuhan sudah dikenal atau diketahui, maka organisasi
menentukan bagaimana memperoleh apa ke kepada apa yang seharusnya dalam bentuk
hasil. Model kaufman juga mempertimbangkan penilaian kebutuhan dalam sistem
persekolahan yang dimulai dari kebutuhan yang dirasakan siswa, pendidikan dan
masyarakat.
5.
Model Masyarakat Perguruan Tinggi
Model ini memusatkan hubungan
kurikulum masyarakat perguruan tinggi terhadap kebutuhan masyarakat yang
melihat perbedaan-perbedaan antara apa yang ada (what is) dan apa yang
sehatusnya (what should be). Tucker menyatakan bahwa separangkat penawaran
pendidikan dikenal dengan kebutuhan yang di dasarkan pada beberapa data yang
ada pada saat sekarang yang berisikan beberapa kekuatan untuk digunakan pada
masa yang akan datang. Perguruan tinggi menawarkan program yang relevan
perubahan, ppola dan kebutuhan para mahasiswa.
Model
ini menawarkan suatu teknik perencanaan untuk pengambilan kputusan yang
ditekankan kepada:
1. Membuat
ranking kebutuhan pendidikan secara berurutan.
2. mengembangkan
alternatif rencana yang disesuaikan dengan kebutuhan.
3. Menentukan
anggaran, alokasi, garis-garis besar kebutuhan
sesuai dengan prioritas.
4. Memantau
keuntungan kebutuhan dengan membandingkannya dengan biaya.
5. Mengembangkan
metode yang bersifat dinamis secara terus menerus untuk mengevaluasi sistem
pendidikan dalam rangka memenuhi kebutuhan masyarakat.
6.
Pendekatan Penilaian Kebutuhan
Pendekatan sistem yang sering digunakan dalam penilaian
kebutuhan adalah analisis SWOT, yaitu model prosedur, instrument yang
menggambarkan kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman terhadap organisasi
pendidikan.
Model pengambilan keputusan yang dapat digunakan dalam
penilaian kebutuhan adalah orientasi pada pelayanan manusia, dan konteks
lainnya. Model pengambilan keputusan yang berorientasi pada layanan manusia
percaya bahwa penilaian kebutuhan sering menjadi tujuan-tujuan
pengindentifikasian harapan-harapan yang dimunculkan dari kebutuhan manusia
dalam organisasi maupun di luar organisasi. Cohen menunjukkan suatu model untuk
para perencana dan administrator program untuk melihat penilaian kebutuhan
dalam bentuk konteks politis dan organisasi dengan memilih di antara berbagai
pendekatan.
Cohen melihat penilaian kebutuhan sebagai proses yang
sama dengan perumusan masalah atau
pengenalan masalah. Dalam hal memandang kondisi-kondisi di masa yang
akan datang. Oleh sebab itu seseorang administrator program disarankan untuk
mengembangkan hal-hal sebagai berikut :
1. Tujuan
dalam melaksanakan penilaian didukung oleh masyarakat, politikus, produksi,
pengetahuan, dan alat bantu dalam pembuatan keputusan.
2. Spesifikasi
kebutuhan dinilai dalam bentuk populasi yang luas dan target khusus.
3. Mengidentifikasi
individu dan kelompok pemakai dan pengaruh mereka terhadap kebutuhan.
4. Penilaian
perkiraan kebutuhan yang ada sebelum melakukan penilaian baru.
5. Spesifikasi
mengenai produk penilaian.
6. Keputusan
mengenai kerangka waktu dan keajengan pengumpulan data pada sebuah sistem
informasi manajemen,
7. Analisis
sumber daya yang tersedia untuk melaksanakan penilaian kebutuhan baik di dalam maupun di luar organisasi.
Cohen,
memberikan argumentasi bahwa validitas keilmuan tidaklah harus merupakan
kriteria tunggal untuk memilih prosedur penilaian kebutuhan dan beberapa
pendekatan lebih tepat dibandingkan
dengan pendekatan yang lainnya untuk konteks dan tujuan-tujuan tertentu.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar