Sistem Kearsipan

1.      Pengertian Kearsipan

Terry menyatakan bahwa kearsipan (filling) adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas atau surat apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat. Sedangkan Maulana merumuskan arsip sebagai tulisan yang dapat memberikan keterangan tentang kejadian dari pelaksanaan organisasi. Dan The Liang Gie mendefinisikan arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara tepat diketemukan kembali.

Jadi, kegiatan menyimpan keterangan-keterangan sebagai suatu aktivitas tatausaha dalam kenyataannya berupa kegiatan menaruh warkat-warkat dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman agar tidak rusak dan hilang.

Dari asal kata dan definisi yang dikemukakan diatas, dapat ditarik beberapa unsur yang terkandung dalam istilah arsip diantaranya adalah sebagai berikut :

a.       Adanya tulisan yang dapat memberikan keterangan tentang peristiwa yang dialami organisasi kantor.

b.      Berkas yang disimpan dalam organisasi sebagai pengingat bagi pimpinan organisasi.

c.       Kumpulan surat-surat atau warkat organisasi kantor yang disimpan secara teratur menurut urutan yang telah ditetapkan dan apabila diperlukan dapat ditemukan dengan mudah.

d.      Lembaran catatan ataupun dalam bentuk lain yang disimpan untuk keperluan pengingat apabila diperlukan.

e.       Adanya tempat penyimpanan warkat atau surat-surat yang bersifat khusus dalam sebuah kantor.

2.      Fungsi Arsip dalam Manajemen Perkantoran

Dalam manajemen perkantoran arsip mempunyai nilai guna dan fungsi yang cukup penting terhadap kelancaran suatu organisasi kantor, adapun fungsi tersebut adalah sebagai berikut :

a.       Sebagai bahan keterangan bagi segenap anggota organisasi untuk kelancaran tugas masing-masing.

b.      Sebagai bahan untuk mengorganisasian pekerjaan kantor.

c.       Sebagai sumber data bagi pimpinan untuk melihat hasil pekerjaan masa lampau.

d.      Sebagai alat untuk memberikan keterangan penting tentang organisasi kepada semua pihak, sesuai dengan undang-undang dan peraturan yang berlaku.

e.       Sebagai alat untuk mengambil keputusan bagi seorang pimpinan dalam kebijaksanaan organisasi.

f.       Sebagai bahan pertimbangan untuk rencana selanjutnya bagi organisasi yang bersangkutan.

g.      Sebagai bahan untuk mengontrol kegiatan organisasi kantor.

3.      Bentuk-Bentuk Arsip

                Menurut besar frekuensi pengeluarannya, arsip dapat dibedakan :

a.       Arsip aktif, yaitu frekuensinya yang dalam waktu tertentu misalnya dalam jangka waktu satu tahun pengeluaran arsip tersebut lebih kurang 10 kali.

b.      Arsip inaktif, yaitu frekuensi pengeluaran arsip tersebut selama 3 tahun sama sekali tidak pernah dikeluarkan.

Sedangkan dalam Undang-undang No.7 tahun 1971 tentang ketentuan pokok kearsipan dapat dibedakan :

a.       Arsip dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya.

b.      Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan.

4.      Sistem Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan arsip merupakan suatu cara untuk menentukan pengaturan dan penyusunan arsip sesuai dengan klasifiksi yang telah ditentukan. Adapun hal-hal yang diperlukan sebagai penataan arsip adalah :

Sistem penyimpanan arsip dimaksudkan agar warkat atau catatan dapat terjaga keamanannya dan apabila diperlukan mudah ditemukan kembali. Klasifikasi atau penggolongan sistem penyimpanan arsip diantaranya :

a)      Sistem Abjad (alphabetic Filling)

Penyimpanan ini berdasarkan atas urutan abjad dengan pemberian kode warkat atau surat yang akan disimpan dalam arsip mulai dari abjad A-Z. Kode abjad diindeks dari nama orang, organisasi, atau badan lain yang sejenis.

b)      Sistem Pokok Soal (subject Filling)

Penyimpanan arsip didasarkan atas perihal surat (pokok soal isi surat). Dalam penyelenggaraan sistem ini perlu ditentukan lebih dahulu masalah yang dihadapi sehari-hari. Masalah tersebut dibedakan sebagai kegiatan utama, kegiatan pembantu dan kegiatan-kegiatan lanjutan.

c)      Sistem Tanggal (Kronologis)

Sistem tanggal merupakan penyimpanan arsip yang didasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat tersebut. Untuk surat-surat masuk sering penyimpanannya didasarkan atas tanggal penerimaan surat. Tetapi untuk surat-surat keluar arsipnya disimpan berdasarkan tanggal yang tertera pada surat.

a)      Sistem Nomor (Numeric Filling)

Sistem nomor dalam penyimpanan arsip dimaksudkan bahwa arsip-arsip yang akan disimpan diberi nomor kode dengan angka-angka. Dan perlu diperhatikan bahwa dengan nomor ini sebagai kode penyimpanan, jangan disamakan dengan nomor surat. Jadi nomor surat jangan diidentikan dengan nomor kode penyimpanan arsip.

b)      Sistem Wilayah (Geographic Filling)

Sistem wilayah merupakan penyimpanan yang dikelompokkan atas wilayah-wilayah tertentu. Dalam hal ini dapat mengelompokkannya didasarkan atas pembagian pulau-pulau , provinsi, kota\ atau menurut tingkat kecamatan dan kelurahan.

1 .     Cara-cara Penyimpanan Arsip

             a.  Secara sentralisasi, dimana penyimpanan arsip yang dipusatkan pada suatu unit tersendiri pada semua arsip yang terdapat pada organisasi tersebut.

            b. Secara desentralisasi, dimana setiap unit menyelenggarakan kegiatan kearsipan sendiri-sendiri. 

EFISIENSI DAN EFEKTIVITAS SISTEM KEARSIPAN

1.      Asas-Asas Efisiensi dalam Pekerjaan Perkantoran

Penataan terhadap sistem kerja harus selalu berkiblat pada efisiensi. Efisiensi sangat perlu untuk dijadikan satu-satunya dasar pemikiran, ukuran baku, dan tujuan pkok bagi semua pelaksanaan kerja ketatausahaan. Efisiensi adalah suatu asas dasar tentang perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya. Perbandingan ini dapat dilihat dari 2 segi yaitu :

a)      Segi Usaha. Suatu kegiatan dapat dikatakan efisiens kalau sesuatu hasil tertentu tercapai dengan usaha yang sekecil-kecilnya. Pengertian “usaha” dapat dikembalikan pada 5 unsur yang dapat juga disebut sumber-sumber kerja yakni: pikiran, tenaga, ruang, dan benda.

b)      Segi Hasil. Suatu kegiatan dapat disebut efisien kalau dengan suatu usaha tertentu memberikan hasil yang sebanyak-banyaknya, baik yang mengenai mutunya ataupun jumlah satuan hasil itu.

a.       Asas Perencanaan

Merencanakan berarti menggambarkan di muka mengenai tindakan-tindakan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai suatu tujuan. Perwujudan asas ini dalam bidang tata usaha dapat berupa pedoman-pedoman berikut:

·         Pedoman tentang maksud warkat

·         Pedoman tentang penerapan prosedur

·         Pedoman tentang pengadaan mesin tatausaha

·         Pedoman tentang perencanaan formulir

b.      Asas Penyederhanaan

Menyederhanakan berarti membuat suatu sistem yang ruwet atau pekerjaan yang sukar menjadi lebih mudah atau ringan. Pelaksanaan asas ini adalah sebagai berikut:

·         Pedoman tentang tatacara

·         Pedoman tentang perlengkapan tatausaha

·         Pedoman tentang pengorganisasian tatausaha

c.       Asas Penghematan

Menghemat berarti mencegah pemakaian benda-benda secara berlebihan sehingga biaya pekerjaan yang bersangkutan menjadi mahal. Asas ini dapat dilaksanakan dalam pedoman-pedoman yang berikut:

·         Pedoman tentang Perhitungan Biaya dan Kemanfaatan

·         Pedoman tentang Perhitungan Kebutuhan Warkat

·         Pedoman tentang Mekanisasi Tatausaha

d.      Asas Penghapusan

Menghapuskan berarti meniadakan langkah-langkah atau kegiatan-kegiatan dalam pelaksanaan sesuatu pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai. Pelaksanaan asas ini dapat diwujudkan dalam pedoman-pedoman berikut:

·         Pedoman tentang Peniadaan Gerak-gerak dalam Pekerjaan

·         Pedoman tentang Penghapusan Tembusan-tembusan atau Warkat-warkat Lainnya

e.       Asas Penggabungan

Menggabungkan berarti mempersatukan pekerjaan-pekerjaan yang mempunyai persamaan atau benda-benda yang mungkin dikerjakan sekaligus dalam satu langkah sehingga dapat menghemat waktu kerja. Pedoman-pedoman pelaksanaan asas ini adalah sebagai berikut:

·         Pedoman tentang Kerja Sekali Jalan

·         Pedoman tentang Pemakaian Alat-alat Serbaguna

1.      Penerapan Efisiensi Perkantoran

Seberapa besar beban kerja relative dari seorang pegawai atau karyawan, unit kerja dan organisasi atau perusahaan dapat menjadi dasar rekomendasi untuk:

a)      Menentukan Jumlah Kebutuhan Pegawai atau Karyawan (SDM)

b)      Menyempurnakan (Redesign) Tugas Jabatan

c)      Menyempurnakan (Redesign) Struktur Organisasi

d)     Menyempurnakan (Redesign) Standard Operating Procedure (SOP)

e)      Menentukan Standar Waktu (Standard Time) Tugas dan Aktivitas

f)       Menentukan Kebutuhan Pelatihan (Training Needs) Pegawai atau Karyawan.

Dengan mengimplementasikan kegunaan hasil analisis beban kerja maka diharapkan organisasi atau perusahaan akan dapat memperoleh tingkat efisiensi yang lebih baik atau tinggi dari para pegawai atau karyawan, yang pada gilirannya diharapkan akan mampu meningkatkan tingkat produktivitas organisasi atau perusahaan.

2.      Penggolongan Efisiensi dan Prinsip Efisiensi

Berdasarkan asas dan pedoman-pedoman efisiensi diatas, dapat diperinci lebih lanjut cara-cara bekerja yang efisien yang perlu dilaksanakan dalam setiap kantor modern. Sejalan dengan adanya 5 unsur usaha atau sumber kerja, maka pelaksanaan efisiensi pada macam-macam kerja digolongkan menurut penggunaan masing-masing sumber kerja itu:

a.       Pikiran – untuk mencapai cara yang termudah

b.      Tenaga – untuk mencapai cara yang teringan

c.       Waktu – untuk mencapai cara yang tercepat

d.      Ruang – untuk mecapai cara yang terdekat

e.       Benda – untuk memncapai cara yang termurah

4.      Pola klasifikasi, kode, dan indeks

a.       Pola Klasifikasi dan Kode

Pola klasifikasi dan Kode untuk digunakan dalam penemuan kembali file/arsip memang banyak ragamnya. Misalnya Pola Klasifikasi DDC, UDC. Fungsi dan kegiatan dari instansi tersebut mewujudkan subyek-subyek dan kemudian dikelompokan sehingga akan terdapat beberapa kelompok utama atau disebut main subject. Selanjutnya main subject ini dapat dikelompokan menjadi kelompok yang lebih kecil lagi yang disebut sub subject dan sub-sub subject kalau dipelukan. 

b.      Kode penyimpanan

Pada prinsipnya bidang filling/kearsipan dalam penggunaan kode penyimpanan sama seperti yang terdapat pada bidang perpustakaan. Apa yang di cita-citakan oleh Melvil Dewey dalam menggunakan kode dalam perpustakaan, maka digunakan pula di dalam penyimpanan file kerja/arsip dalam suatu kantor.

c.       Indeks

Selain dari kode penyimpanan maka terdapat pula indeks sebagai pembantu untuk lebih mempercepat penemuan kembali file kerja/ arsip. Pada zaman pemerintahan belanda indeks ini telah dikenal pula sebagai “klapper” disusun berdasarkan abjad. Demikianlah dalam sistem ini, indeks disusun berdasarkan :

a.             Nama orang, nama instansi, dan nama wilayah.

b.            Subyek.

c.             Nama orang yang mempunyai gelar bangsawan/ gelar kesarjanaan.

d.            Nama keluarga majemuk (compound surname)

5.      Efisiensi dan Efektivitas Kearsipan

Tercapainya efisiensi dan efektivitas dalam penyimpanan arsip sangat ditentukan oleh beberapa hal., diantaranya pertama, konsistensi seorang petugas kearsipan untuk memegang teguh prinsip penyimpanan arsip, yakni: aman, awet, up to date, dan efisien serta efektif. Kedua, seorang petugas kearsipan dituntut professional dalam menjalankan tugas kearsipan, yaitu mempunyai keahlian dan pendidikan khusus tentang kearsipan, terutama berhubungan dengan keterampilan, ketelitian, kerapihan, kesabaran, dan memegang rahasia. Ketiga, sistem penataan arsip, yakni penataan arsip pada berkas dengan mengatur, menyusun berkas-berkas sesuai pola klasifikasi kearsipan dengan melakukan penyortiran surat, meneliti surat, mengelompokkan surat,  pemberian kode klasifikasi dan pemberian daftar indeks. Keempat, peralatan yang digunakan dalam penataan berkas untuk penyimpanan arsip. Kelima, membentuk berkas yaitu setelah surat atau arsip dibubuhi tanda simpan maka tahap pertama dibuatlah kerangka penataan berkas. Keenam, penataan kartu kendali yaitu: penataan yang didasarkan indeks sesuai penataan berkas dalam filing cabinet atau secara alphabets nama intansi.

Selanjutnya pemeliharaan arsip dimaksudkan agar arsip terjaga dari gangguan kehancuran dan kerusakan serta penyusutan. Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan cara: pertama, pengaturan ruangan dengan kondisi khusus untuk ruang kearsipan dengan mengatur tingkat kelembapan ruang tersebut. Kedua, melakukan pemeliharaan tempat penyimpanan dengan melakukan pengecekan dan kebersihan dari setiap arsip yang disimpan. Ketiga, penggunaan bahan-bahan pencegah timbulnya jamur atau bentuk binatang perusak kertas dengan mengontrol kondisi berkas masing-masing arsip. Keempat, tetap menjaga kebersihan ruangan, sarana, dan arsip itu sendiri agar tidak cepat rusak dalam waktu lama